Hoe we met AI ons custom made recruitmentsysteem bouwden
Development
HR
AI
23 / 09 / 2026
5 minuten
Binnen ons HR-team is recruitment een groot onderdeel van ons werk. Jaren geleden namen we daarom een Applicant Tracking System (ATS) in gebruik. Een verademing: automatische mails, inzicht in contact met kandidaten en alle informatie rondom sollicitaties op één plek. Ideaal. Totdat onze wensen veranderden.
Friday ontwikkelde door, net als onze website en onze manier van recruiten. Vacatures stonden nog op een externe URL met een vaste opmaak, terwijl friday.nl continu werd doorontwikkeld. Tegelijkertijd wilden we sollicitaties voor verschillende bedrijven vanuit één omgeving verwerken en liep ons recruitmentproces steeds vaker tegen de grenzen van het systeem aan.
In plaats van direct op zoek te gaan naar een volgend ATS, gingen we terug naar de basis. Samen met Wilco vanuit Development, Thomas vanuit directie en Marije vanuit People & Culture stelden we onszelf één vraag: als we vandaag opnieuw zouden beginnen, hoe zou ons ideale recruitmentsysteem er dan uitzien? Dat werd het startpunt van Friday Hire.
Niet het systeem, maar het proces als vertrekpunt
Friday Hire is ons eigen recruitmentsysteem waarin alles rondom recruitment samenkomt: van het eerste contact en de sollicitatie tot communicatie, beoordeling en plaatsing. Voordat we daarvoor kozen, keken we eerst naar wat er al beschikbaar was en wat het beste bij onze manier van werken zou passen. Als bestaande software goed aansluit, is dat vaak de logische keuze. In ons geval vroegen de processen, koppelingen en ambities om meer flexibiliteit en besloten we voor maatwerk te gaan.
Daarbij zijn we niet direct begonnen met bouwen, maar eerst teruggegaan naar het proces. Welke stappen doorloopt een kandidaat? Wie is wanneer betrokken? Waar leggen we informatie dubbel vast? Wat kan slimmer of automatisch? En welke handelingen bestaan vooral omdat ons oude ATS zo werkte? Daarbij keken we ook naar de interne gebruikerservaring. Door die processen, rollen en behoeften eerst helder te krijgen, konden we Friday Hire rondom onze manier van werken ontwerpen.
Pas daarna volgden de technische keuzes. Welke architectuur past daarbij? Hoe sluit het systeem aan op onze bestaande omgeving? Hoe zorgen we dat meerdere bedrijven ermee kunnen werken en we later eenvoudig kunnen uitbreiden? En hoe richten we data, rollen en rechten goed in? Vanuit die vragen bepaalden we de technische stack. AI was daarin niet het vertrekpunt, maar werd een versneller van het developmentproces.
Zo veranderde AI onze manier van bouwen
Maatwerk bouwen is voor ons niet nieuw. We ontwikkelen al jaren digitale oplossingen die aansluiten op de processen van onze klanten. AI verkort vooral de ontwikkelcyclus: ideeën kunnen sneller worden gebouwd, getest en verbeterd. Bij Friday Hire helpt dat om sneller te ontwikkelen en workarounds en onnodige handelingen uit het oude proces weg te nemen. Informatie staat centraal en functionaliteiten sluiten beter aan op wat gebruikers nodig hebben.
Ook privacy en informatiebeveiliging speelden vanaf het begin een belangrijke rol. Friday Hire verwerkt persoonsgegevens van sollicitanten voor verschillende bedrijven. Daarom letten we op rollen en toegangsrechten, welke gegevens we nodig hebben en hoe lang we die bewaren. De AVG vormt het uitgangspunt voor het verzamelen, gebruiken, beveiligen en verwijderen van persoonsgegevens. Daarnaast houden we rekening met de eisen en verantwoordelijkheden vanuit NIS2, bijvoorbeeld rond risicobeheersing, incidenten, continuïteit en de beveiliging van systemen en leveranciers.
AI versnelt het ontwikkelproces, maar neemt onze verantwoordelijkheid niet over. Wij blijven kijken wat nodig is, welke keuzes we maken en of een oplevering in de praktijk werkt. Zo houden we zelf grip op de kwaliteit, veiligheid en werking van het resultaat.
Meer overzicht, minder gedoe
Sinds we met Friday Hire werken, merken we vooral dat het recruitmentproces veel beter aansluit op de manier waarop we zelf willen werken. Informatie staat overzichtelijk bij elkaar, stappen sluiten logischer op elkaar aan en we hoeven minder om beperkingen van een bestaand systeem heen te werken.
Tegelijkertijd bouwen we steeds meer kennis op over ons eigen proces en de techniek erachter. Die kennis blijft binnen de organisatie, waardoor we zelf eigenaarschap houden over hoe Friday Hire zich verder ontwikkelt. Friday Hire laat voor ons vooral zien wat er mogelijk wordt als je begint bij wat je écht nodig hebt, met AI als vast onderdeel van dat proces.
